1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Suomen Squashliitto Ry
Yhteyshenkilö: Mika Monto
mika.monto@squash.fi

2. Käsittelyn tarkoitukset

a) Jäsenrekisteri

Käsittelyperusteena on seuran jäsenyys Squashliitossa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Squashliiton ja seuran välinen jäsensuhteen ylläpito
• Squashliiton toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, koulutus, kilpailut, liigat ja muut tapahtumat)
• Kansallinen ja osin kansainvälinen kilpailutoiminta (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
• Sähköinen ja muu jäsenviestintä
• Seuran toiminnan analysointi ja tilastointi
• Seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta

b) Pelaaja- ja valmentajarekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön sopimussuhde (esim. valmennustoiminta, kilpailut ja tapahtumat) Squashliittoon. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Squashliiton toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, koulutus, kilpailut ja tapahtumat)
• Sähköinen ja muu asiakasviestintä
• Muut asiakassuhteen hoitoon liittyvät toimet

c) Uutiskirjerekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on seurojen suostumuksella kerätyt sähköpostiosoitteet. Tilauksen voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Sähköisen uutiskirjeen lähettäminen

d) Lisenssirekisteri

Lisenssirekisteri sijaitsee Suomen Olympiakomitean palvelimella, jonne Suomen Squashliiton pääkäyttäjillä on pääsy. Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön kilpaileminen Squashliiton alaisissa turnauksissa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Squashliiton alaiseen kilpailutoimintaan osallistuminen
• Sähköinen ja muu kilpailuihin liittyvä viestintä
• Muut kilpailemiseen liittyvät toimet

e) Squashaamiaisrekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on eri tavoilla kerätyt sähköpostiosoitteet, rekisteristä voi poistua koska tahansa. Tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• 2 krt kuukaudessa järjestettävän squashaamiaisen informointi
• Muut ko. kohderyhmälle räätälöidyt toimet

 

3. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

a) Jäsenrekisteri

Jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• Seuran nimi, osoite, sähköpostiosoite, perustamisvuosi, perustamispäivämäärä, puheenjohtajan yhteystiedot, sihteerin yhteystiedot, jäsenmäärät eri ikäkategorioissa, kotihalli, hallin osoite ja yhteystiedot, kenttien lukumäärä, juniorivalmennustoiminnan vastaava ja hänen yhteystietonsa, seuran palkkalistoilla olevien ihmisten määrä, juniorivalmentajien määrä sekä seuran vapaaehtoistyöntekijöiden määrä.
• Kilpailutoimintaan liittyvät tiedot (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
• Seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. osallistumiset valmennukseen, kilpailuihin ja tapahtumiin)
• Muut jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot (esim. kuvat)

b) Pelaaja- ja valmentajarekisteri

Asiakasrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• Nimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Alaikäisiltä huoltajan tiedot (nimi ja yhteystiedot)
• Muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot (esim. kuvat)

c) Uutiskirjerekisteri

Uutiskirjerekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• Henkilön nimi ja sähköpostiosoite

d) Lisenssirekisteri

Lisenssirekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansallisuus, suoramarkkinointilupa, osoite, seura, ostopäivä, lisenssin ja vakuutuksien hinnat sekä voimassaolo, sähköpostiosoite, puhelinnumero, alaikäisiltä huoltajan sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

e) Squashaamiaisrekisteri

Squashaamiaisrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• Henkilön nimi ja sähköpostiosoite

 

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot kerätään seuraavista lähteistä:

• Seurojen tiedot kerran vuodessa kerättävällä vuosi-ilmoituksella tai suoraan sähköiseen järjestelmään. Ks. kohta 6.
• Henkilöltä itseltään ilmoittautumislomakkeella, puhelimitse tai muulla vastaavalla tavalla
• Kilpailulisenssiä ostettaessa
• Henkilön huoltajalta
• Väestötietojärjestelmästä tai muusta vastaavasta yhteystietorekisteristä
• Henkilön käyttämien seuran tarjoamien palveluiden perusteella

 

5. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Kun henkilö rekisteröi itsensä seuraan tai seura rekisteröi itselleen uuden henkilöjäsenen, henkilön tiedot (nimi, syntymäaika, sähköposti ja jäsenyystieto) tulevat 1.8.2018 alkaen menemään automaattisesti Suomen Squashliiton pelaajarekisteriin. Squashliitto voi lähettää pelaajalle Squashliiton sähköisiä uutiskirjeitä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen. Kiellon voi tehdä ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön. Uutiskirjeen tilauksen voi perua milloin haluaa.

Olemme ulkoistaneet talous- ja palkkahallinnon tilitoimistolle Rantalainen Oy. Luovutamme heille laskutukseen, kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyviä tietoja.

Jos henkilö on antanut nimenomaisen suostumuksen, luovutamme hänen sähköpostiosoitteensa yhteistyökumppaniemme suoramarkkinointitarkoituksiin. Henkilö voi koska tahansa peruuttaa suostumuksen ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön.

6. Tietojen siirto kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille

Tietoja luovutetaan vain sellaisiin kolmansiin maihin, jotka EU:n komissio on hyväksynyt riittävän tietosuojatason omaaviksi maiksi. Lista hyväksytyitä maista löytyy osoitteesta https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en.

Squashliitto tulee vuoden 2018 aikana siirtymään sähköiseen järjestelmään, jonka tarjoaa amerikkalainen Club Locker. Järjestelmässä seurat ja squashliitto voivat pitää jäsenrekisteriään, järjestää kilpailuja, liigoja ja erilaisia muita tapahtumia. Club Locker kuuluu privacy shield -mekanismin alle, jolloin se on uuden tietosuoja-asetuksen standardien mukainen.

 

7. Tietojen säilytysaika

Säilytämme jäsentemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva jäsenyys seuraan. Poistamme kuukauden kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden jäsenyys seurassa on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Säilytämme asiakkaidemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva asiakassuhde (esim. osallistuvat valmennukseen) Squashliittoon. Poistamme kuukauden kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden asiakkuus Squashliitossa on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Säilytämme uutiskirjerekisterissä olevien tietoja niin kauan, kunnes he peruuttavat uutiskirjeen tilauksen tai koko uutiskirjepalvelu lopetetaan. Poistamme kuukauden kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden uutiskirjetilaus on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Säilytämme lisenssirekisterissä olevien tietoja aina ko. lisenssikauden ajan.

Säilytämme squashaamiaisrekisterissä olevien tietoja niin kauan, kuin aamiaista järjestetään tai henkilö ilmoittaa haluavansa pois rekisteristä.

Edellä mainituista määräajoista poiketaan, jos tietojen säilyttämiselle on jokin lakisääteinen velvollisuus (esim. työlainsäädäntöön, kirjanpitolakiin tai verotukseen liittyvä määräaika).

 

8.  Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilötiedot säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa yhteyshenkilön koneella (varmuuskopio pilvipalvelimella). Tietoihin pääsee käsiksi vain salasanalla/sormenjälkitunnisteella.

Squashliiton sisällä henkilötietoja käsittelevät vain ne, joilla on tehtäviensä suorittamiseksi tarve tietoihin (esim. hallituksen jäsenet, työntekijät ja muut luottamustoimissa olevat). Henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja ei saa luovuttaa kenenkään muun käyttöön. Niitä, joilla on pääsy tietoihin, on ohjeistettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti.

Squashliiton hallitus valvoo henkilötietojen käsittelyä.

 

9.  Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus vaatia tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei käsittelyyn ole laillista perustetta. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukainen oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

 

10.  Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.